Registro dei sistemi AI conforme all’AI Act: cosa deve contenere e come tenerlo aggiornato

A cura di Solucom · 25 Giugno 2026

Mettere in piedi un registro dei sistemi AI è il primo passo verso l’AI Act. Ma un registro serve solo se è completo e vivo: se elenca le cose giuste e se resta aggiornato nel tempo. Altrimenti è solo un file che invecchia. Vediamo cosa dovrebbe contenere e, soprattutto, come tenerlo in vita senza che diventi un peso.

Cosa deve contenere, voce per voce

Per ogni strumento di AI che usi in azienda, il registro dovrebbe dire almeno:

Strumento e fornitore. Quale AI, di chi (il vendor) e in che versione o piano.
Uso e finalità. Per cosa lo usate davvero: scrivere testi, smistare email, analizzare dati, supportare i clienti.
Responsabile. Chi, in azienda, risponde di quello strumento. Senza un nome, nessuno lo aggiorna.
Dati trattati. Quali informazioni passano dallo strumento, soprattutto se personali o sensibili.
Livello di rischio. Una classificazione dell’uso secondo la logica dell’AI Act: la maggior parte degli usi è a rischio limitato, ma quelli che toccano decisioni sulle persone vanno guardati con più attenzione.
Stato e date. Attivo o dismesso, da quando, e soprattutto quando è stata fatta l’ultima revisione e quando è prevista la prossima.
Persone e formazione. Chi è autorizzato a usarlo e se ha ricevuto la formazione minima (l’AI literacy richiesta dall’AI Act).

La parte difficile non è crearlo, è mantenerlo

Compilare il registro la prima volta è facile: ci si mette mezza giornata e si esce soddisfatti. Il problema arriva due mesi dopo, quando qualcuno attiva un nuovo strumento, qualcun altro ne dismette uno, una valutazione scade — e nessuno aggiorna nulla. È esattamente il motivo per cui, come abbiamo già visto, un foglio Excel non basta: non ti avvisa, non distingue i ruoli, non lascia traccia.

Come tenerlo vivo

Promemoria sulle scadenze. Le revisioni periodiche devono arrivarti addosso da sole, non dipendere dalla memoria di qualcuno.
Un responsabile per voce. Ogni strumento ha un proprietario chiaro: è la singola cosa che più tiene in vita un registro.
Una cadenza di revisione. Decidi ogni quanto si rivede (per esempio ogni 6 o 12 mesi) e rendilo automatico.
Una traccia delle modifiche. Chi ha cambiato cosa e quando: in caso di controllo è ciò che dimostra che il registro è reale, non ricostruito all’ultimo.
Un dossier esportabile. Quando serve mostrare qualcosa, devi poter generare un documento ordinato in un clic, non rincorrere informazioni sparse.

Domande frequenti

Quanto deve essere dettagliato?

Quanto basta a dimostrare che hai governo dei tuoi usi AI. Meglio poche voci tenute aggiornate che cento campi compilati una volta e mai più.

Ogni quanto si rivede?

Una cadenza fissa (6-12 mesi) per gli usi ordinari, più una revisione ogni volta che introduci o dismetti uno strumento.

Da dove inizio?

Dall’inventario di ciò che già usate: spesso è più di quanto pensiate.

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