AI Act e PMI: perché un foglio Excel non basta per il registro dei sistemi AI

A cura di Solucom · 17 Giugno 2026

Hai iniziato a usare qualche strumento di intelligenza artificiale in azienda — un assistente per i testi, uno per il customer care, magari un tool che analizza dati. A un certo punto qualcuno chiede: «ma quali AI stiamo usando, e per cosa?». La risposta, spesso, è un foglio Excel aperto in fretta. Sembra la via comoda. Il problema è che a un controllo, o anche solo a un cliente esigente, quel foglio non regge.

Cosa chiede l’AI Act a chi usa l’AI

Anche se non sviluppi sistemi di AI ma ti limiti a usarli, l’AI Act ti chiede comunque alcune cose di buon senso: sapere quali strumenti AI usi e per quali finalità, formare le persone che li usano (la cosiddetta AI literacy, già richiamata dal 2 febbraio 2025), segnalare con trasparenza i contenuti generati dall’AI, e tenere sotto controllo gli usi che toccano decisioni sulle persone. Il filo conduttore è uno: avere governo di quello che usi.

Perché il foglio Excel non basta

Non ricorda le scadenze. Una revisione periodica, il rinnovo di una valutazione: l’Excel non te lo segnala. Te ne accorgi quando è tardi.
Non ha una storia. Chi ha modificato cosa, e quando? In un foglio condiviso l’ultima modifica sovrascrive tutto: non hai una traccia affidabile da mostrare.
Non distingue i ruoli. Chi è responsabile di quello strumento? Chi l’ha autorizzato? In una tabella questa informazione, se c’è, è solo una colonna che nessuno aggiorna.
Si sporca in fretta. Righe duplicate, voci lasciate a metà, «da verificare» che restano lì per mesi. Un registro sporco — lo sappiamo bene anche dai CRM — semplicemente non viene usato.
Non produce una prova. In caso di controllo non ti serve un foglio: ti serve un dossier ordinato che dimostri che hai governo dei tuoi sistemi AI.

Cosa serve davvero

Non un software complicato, ma uno strumento pensato per il compito: un registro vivo dei tuoi sistemi AI, delle persone coinvolte e delle valutazioni, con promemoria automatici sulle scadenze, una traccia di chi fa cosa e la possibilità di esportare un dossier pronto per un audit. È la differenza tra «abbiamo un file da qualche parte» e «abbiamo il controllo».

Domande frequenti

L’AI Act riguarda anche la mia PMI?

Se in azienda si usano strumenti di AI, alcuni obblighi (formazione, trasparenza, governo degli usi) ti riguardano già, anche se non sviluppi AI in proprio.

Devo per forza cambiare strumento subito?

No, ma prima introduci nuove AI, più conviene partire con un registro fatto bene: rincorrere dopo è sempre più faticoso.

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